7 Cs Komunikasi

Menurut 7 Cs, komunikasi harus:

1. Jelas.
2. Ringkas.
3. Beton.
4. Benar.
5. Koheren.
6. Lengkap.
7. Sopan.

Dalam artikel ini, kita melihat masing-masing dari 7 Cs Komunikasi, dan kami akan menggambarkan setiap elemen dengan contoh baik dan buruk.

1. Jelas

Saat menulis atau berbicara dengan seseorang, jelaskan tentang tujuan atau pesan Anda. Apa tujuan Anda berkomunikasi dengan orang ini? Jika Anda tidak yakin, maka audiens Anda juga tidak akan yakin.

Agar lebih jelas, cobalah untuk meminimalkan jumlah ide dalam setiap kalimat. Pastikan pembaca Anda mudah memahami makna Anda. Orang tidak harus “membaca yang tersirat” dan membuat asumsi sendiri untuk memahami apa yang ingin Anda katakan.

Contoh yang buruk

Hai John,

Saya ingin menulis catatan singkat tentang Daniel, yang bekerja di departemen Anda. Dia adalah aset yang hebat, dan saya ingin berbicara lebih banyak tentang dia ketika Anda punya waktu.

Terbaik,
Melewatkan

Tentang apa email ini? Ya, kami tidak yakin. Pertama, jika ada banyak Daniels di departemen John, John tidak akan tahu siapa yang dibicarakan Skip.

Contoh yang baik

Hai John,

Saya ingin menulis catatan singkat tentang Daniel Kedar, yang bekerja di departemen Anda. Dalam beberapa minggu terakhir, dia membantu departemen TI melalui beberapa tenggat waktu yang mendesak pada waktunya sendiri.

Kami memiliki proyek peningkatan yang sulit karena akan berjalan selama tiga bulan ke depan, dan pengetahuan serta keterampilannya akan terbukti sangat berharga. Bisakah kita mendapatkan bantuannya dengan pekerjaan ini?

Saya menghargai berbicara dengan Anda tentang ini. Kapan sebaiknya Anda menghubungi Anda untuk membahas hal ini lebih lanjut?

Semoga sukses,
Melewatkan

Pesan kedua ini jauh lebih jelas, karena pembaca memiliki informasi yang diperlukan untuk mengambil tindakan.

2. Ringkas

Ketika Anda ringkas dalam komunikasi Anda, Anda tetap pada intinya dan tetap singkat. Audiens Anda tidak ingin membaca enam kalimat ketika Anda bisa mengomunikasikan pesan Anda dalam tiga kalimat.

• Apakah ada kata sifat atau “kata-kata pengisi” yang dapat Anda hapus? Anda sering dapat menghilangkan kata-kata seperti “misalnya,” “lihat,” “pasti,” “agak,” “secara harfiah,” “pada dasarnya,” atau “maksud saya.”
• Apakah ada kalimat yang tidak perlu?
• Sudahkah Anda mengulanginya beberapa kali, dengan cara yang berbeda?

Contoh yang buruk

Hai Matt,

Saya ingin menghubungi Anda tentang kampanye pemasaran email yang kami uraikan Kamis lalu. Saya benar-benar berpikir bahwa target pasar kami pasti akan ingin melihat upaya filantropi perusahaan. Saya pikir itu bisa membuat dampak besar, dan itu akan tetap di pikiran mereka lebih lama dari promosi penjualan.

Misalnya, jika kita berbicara tentang upaya perusahaan untuk menjadi berkelanjutan, serta pekerjaan amal yang kita lakukan di sekolah setempat, maka orang-orang yang ingin kita tarik akan mengingat pesan kita lebih lama. Dampaknya hanya akan lebih besar.

Apa yang kamu pikirkan?
Jessica

Email ini terlalu panjang! Ada pengulangan, dan ada banyak “pengisi” mengambil ruang.

Contoh yang baik

Tonton apa yang terjadi ketika kita ringkas dan ambil kata-kata pengisi:

Hai Matt,

Saya ingin segera mendiskusikan kampanye pemasaran email yang kami analisis pada Kamis lalu. Target pasar kami akan ingin tahu tentang upaya filantropi perusahaan, terutama tujuan kami untuk menjadi berkelanjutan dan membantu sekolah-sekolah lokal.

Ini akan membuat dampak yang jauh lebih besar, dan itu akan tetap di pikiran mereka lebih lama daripada promosi penjualan tradisional.

Apa yang kamu pikirkan?
Jessica

3. Beton

Ketika pesan Anda konkret, maka audiens Anda memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang Anda sampaikan kepada mereka. Ada detail (tapi tidak terlalu banyak!) Dan fakta yang jelas, dan ada fokus seperti laser. Pesan Anda solid.

Contoh yang buruk

Pertimbangkan salinan iklan ini:

Wizard Lunchbox akan menghemat waktu Anda setiap hari.

Pernyataan seperti ini mungkin tidak akan menjual banyak produk ini. Tidak ada gairah, tidak ada detail yang jelas, tidak ada yang menciptakan emosi, dan tidak ada yang memberi tahu orang di antara hadirin mengapa mereka harus peduli. Pesan ini tidak cukup konkret untuk membuat perbedaan.

Contoh yang baik

Berapa banyak waktu yang Anda habiskan setiap hari untuk mengemas makan siang anak-anak Anda? Tidak lagi! Ambillah panduan Lunchbox lengkap dari lemari es Anda setiap hari untuk memberi anak-anak Anda makan siang yang sehat dan memiliki lebih banyak waktu untuk bermain atau membaca bersama mereka!

Salinan ini lebih baik karena ada gambar yang jelas. Penonton dapat membayangkan menghabiskan waktu berkualitas dengan anak-anak mereka – dan orangtua apa yang bisa membantahnya? Dan menyatakan bahwa produk disimpan di lemari es menjelaskan bagaimana ide itu praktis. Pesannya menjadi hidup melalui detail-detail ini.

4. Benar

Ketika komunikasi Anda benar, itu sesuai dengan audiens Anda. Dan komunikasi yang benar juga merupakan komunikasi bebas kesalahan.

• Apakah istilah teknis yang Anda gunakan sesuai dengan tingkat pendidikan atau pengetahuan audiens Anda?

• Sudahkah Anda memeriksa tulisan Anda untuk kesalahan tata bahasa? Ingat, pemeriksa ejaan tidak akan menangkap semuanya.

• Apakah semua nama dan judul dieja dengan benar?

Contoh yang buruk

Hai Daniel,

Terima kasih banyak telah bertemu saya saat makan siang hari ini! Saya menikmati pelestarian kami, dan saya berharap untuk terus maju dalam proyek kami. Saya yakin tenggat waktu dua-lemah tidak akan menjadi masalah.

Terima kasih lagi, dan saya akan segera berbicara dengan Anda!

Terbaik,
Jack Miller

Jika Anda membaca contoh itu dengan cepat, maka Anda mungkin tidak memiliki kesalahan. Tetapi pada pemeriksaan lebih dekat, Anda akan menemukan dua. Bisakah kamu melihat mereka?

Kesalahan pertama adalah bahwa penulis tidak sengaja mengetik konservasi alih-alih percakapan. Kesalahan umum ini dapat terjadi saat Anda mengetik terlalu cepat. Kesalahan lainnya menggunakan lemah, bukan minggu.

Sekali lagi, pemeriksa ejaan tidak akan menemukan kesalahan kata seperti ini, itulah mengapa sangat penting untuk mengoreksi semuanya!

5. Koheren

Ketika komunikasi Anda koheren, itu logis. Semua poin terhubung dan relevan dengan topik utama, dan nada dan aliran teks konsisten.

Contoh yang buruk

Traci,

Saya ingin menulis catatan singkat tentang laporan yang Anda selesaikan minggu lalu. Saya memberikannya kepada Michelle sebagai bukti, dan dia ingin memastikan Anda tahu tentang rapat departemen yang akan kita selenggarakan hari Jumat ini. Kami akan membuat garis besar untuk buku pegangan karyawan baru.

Terima kasih,
Michelle

Seperti yang Anda lihat, email ini tidak menyampaikan maksudnya dengan baik. Di mana umpan balik Michelle pada laporan Traci? Dia mulai menyebutkannya, tapi kemudian dia mengubah topik pembicaraan menjadi pertemuan hari Jumat.

Contoh yang baik

Hai Traci,

Saya ingin menulis catatan singkat tentang laporan yang Anda selesaikan minggu lalu. Saya memberikannya kepada Michelle sebagai bukti, dan dia memberi tahu saya bahwa ada beberapa perubahan yang perlu Anda lakukan. Dia akan mengirimi Anda komentar terperinci sore ini.

Terima kasih,
Michelle

Perhatikan bahwa dalam contoh yang baik, Michelle tidak menyebutkan pertemuan hari Jumat. Ini karena pengingat rapat harus berupa email yang benar-benar terpisah. Dengan cara ini, Traci dapat menghapus email umpan balik laporan setelah dia membuat perubahan, tetapi menyimpan email tentang rapat sebagai pengingatnya untuk hadir. Setiap email hanya memiliki satu topik utama.

6. Lengkap

Dalam pesan yang lengkap, audiens memiliki segala yang mereka butuhkan untuk diinformasikan dan, jika berlaku, mengambil tindakan.

• Apakah pesan Anda menyertakan “ajakan untuk bertindak”, sehingga audiens Anda dengan jelas tahu apa yang Anda ingin mereka lakukan?
• Sudahkah Anda memasukkan semua informasi yang relevan – nama kontak, tanggal, waktu, lokasi, dan sebagainya?

Contoh yang buruk

Halo semuanya,

Saya hanya ingin mengirimi Anda semua pengingat tentang pertemuan yang akan kita lakukan besok!

Sampai jumpa,
Chris

Pesan ini tidak lengkap, karena alasan yang jelas. Pertemuan apa? Kapan itu? Dimana? Chris telah meninggalkan timnya tanpa informasi yang diperlukan.

Contoh yang baik

Halo semuanya,

Saya hanya ingin mengingatkan Anda tentang pertemuan besok tentang kebijakan telekomunikasi baru. Pertemuan akan diadakan pada pukul 10:00 pagi di ruang konferensi tingkat kedua. Tolong beri tahu saya jika Anda tidak bisa hadir.

Sampai jumpa,
Chris

7. Sopan

Komunikasi yang sopan ramah, terbuka, dan jujur. Tidak ada penghinaan tersembunyi atau nada pasif-agresif. Anda ingat perspektif pembaca Anda, dan Anda empati dengan kebutuhan mereka.

Contoh yang buruk

Jeff,

Saya ingin memberi tahu Anda bahwa saya tidak menghargai bagaimana tim Anda selalu memonopoli diskusi di pertemuan mingguan kami. Saya punya banyak proyek, dan saya benar-benar butuh waktu untuk membahas kemajuan tim saya juga. Sejauh ini, terima kasih kepada departemen Anda, saya belum bisa melakukan itu. Bisakah Anda memastikan mereka menyediakan waktu untuk saya dan tim saya minggu depan?

Terima kasih,
Phil

Ya, itu sangat sopan! Pesan seperti ini berpotensi memicu pertikaian di seluruh kantor. Dan email ini tidak melakukan apa pun selain menciptakan perasaan buruk, dan menurunkan produktivitas dan moral. Sedikit kesopanan, bahkan dalam situasi yang sulit, bisa sangat bermanfaat.

Contoh yang baik

Hai Jeff,

Saya ingin menulis surat singkat untuk meminta bantuan. Selama pertemuan mingguan kami, tim Anda melakukan pekerjaan yang sangat baik untuk menyoroti kemajuan mereka. Tetapi ini menggunakan beberapa waktu yang tersedia untuk tim saya untuk menyoroti mereka. Saya akan sangat menghargai jika Anda bisa memberi tim saya sedikit waktu ekstra setiap minggu untuk sepenuhnya menutupi laporan kemajuan mereka.

Terima kasih banyak, dan tolong beri tahu saya jika ada yang bisa saya lakukan untuk Anda!

Terbaik,
Phil

Apa bedanya! Email ini sopan dan ramah, dan memiliki sedikit peluang untuk menyebarkan perasaan buruk di kantor.

Ada beberapa variasi 7 Cs Komunikasi:

• Kredibilitas – Apakah pesan Anda meningkatkan atau menyoroti kredibilitas Anda? Ini sangat penting ketika berkomunikasi dengan audiens yang tidak tahu banyak tentang Anda.
• Kreatif – Apakah pesan Anda berkomunikasi secara kreatif? Komunikasi kreatif membantu menjaga keterlibatan audiens Anda.

Leave a Reply

Your email address will not be published.